‘Bezuinigen, dat is binnen gemeenten prioriteit nummer één’, aldus Mariska Kortekaas van de gemeente Utrechtse Heuvelrug. Overstappen op pin only zou een bezuiniging kunnen zijn, maar is niet klant vriendelijk. Er zijn nog te veel doelgroepen die wel met cash willen of moeten betalen. Dus moest er een andere oplossing komen. ‘We moeten met minder mensen en middelen hetzelfde – dan wel meer – bereiken. De Cikam Easy Cash G helpt ons daarbij.’
Bij de Gemeente Utrechtse Heuvelrug komen er circa 35.323 bezoekers voor de afdeling Burgerzaken. Bijvoorbeeld voor een paspoort, naamswijziging of ondertrouw. Tot voor kort konden klanten aan elk van de zes balies betalen met zowel pin als cash. ‘Dat betekende zes kassa’s voorzien van wisselgeld. Na sluitingstijd telde elke kassamedewerker de eigen kassa, wat op een drukke dag in totaal zo’n drie uur kostte’, aldus Agnes Gijsbertse, clustercoördinator afdeling Burgerzaken. ‘Vervolgens ging de contante opbrengst van de dag naar de kassier, die alles nog eens natelde. Dan werd al het geld naar de afdeling Financiën gebracht. Op een gegeven moment dachten we: hoe kunnen we dat proces beter en efficiënter doen, zodat we minder mensen nodig hebben en erop kunnen besparen?’
Cash systeem net als in een parkeergarage
Sommige gemeenten zien als oplossing het overstappen op uitsluitend pinbetaling. ‘Maar dat vinden wij geen goede dienstverlening’, vertelt Mariska Kortekaas, die als adviseur van de afdeling Burgerzaken bij dit efficiency-vraagstuk betrokken was. ‘Je kunt je bovendien afvragen of je als overheid contant geld kunt weigeren; daar zitten nog wel wat juridische haken en ogen aan. Wij hebben daarom gekozen voor een systeem van Cikam, waar de gemeente Vlaardingen al goede ervaringen mee had.’
De Cikam Easy Cash G is een volautomatisch kassasysteem voor contante betalingen. Als de klant bij de balie Burgerzaken met munten dan wel bankbiljetten wil betalen, krijgt hij of zij een scanbon van het aangeschafte product. De klant houdt deze bon voor de Cikam Easy Cash G, waarna het product en het bedrag op de display verschijnen. De klant kan het contante geld eenvoudig invoeren en ontvangt hierna automatisch het wisselgeld en een kassabon. Kortekaas: ‘Je kunt het vergelijken met betalen in een parkeergarage. Daar stop je je kaartje in een automaat, die jou ook aangeeft wat je moet betalen. Vervolgens stop je het geld erin, waarna je je wisselgeld terugkrijgt.’
Veilig
Het Cikam-systeem levert de ruim 48.000 inwoners tellende gemeente veel tijdwinst op. Daarnaast zorgt het systeem voor een veilige werkomgeving. Gijsbertse: ‘Het systeem heeft een kluis waarin geld zit dat voor wisselgeld wordt gebruikt. Daarnaast is er nog een kluis waarin het geld wordt afgestort. Via een applicatie van JCC kunnen we precies zien wat de inhoud is en wanneer deze moet worden geleegd.’
Inmiddels heeft Utrechtse Heuvelrug al een aantal collega-gemeenten op bezoek gehad voor een praktijkdemonstratie. Wat kan Kortekaas geïnteresseerde gemeenten meegeven? ‘Het belangrijkste: betrek zo vroeg mogelijk iemand van de werkvloer en van de afdelingen Financiën en Automatisering bij het proces. En wees vooral niet bang. Je merkt dat de overgang van mens naar techniek vaak eng gevonden wordt. Maar in de praktijk valt het meestal mee.’ Dat bleek ook bij de introductie van de Cikam Easy Cash, merkte Gijsbertse. ‘Vooraf zette het personeel allerlei vraagtekens bij het systeem. Zullen de oudere klanten het wel begrijpen? Wat als het systeem kapot gaat? Of wat als er vals geld wordt ingevoerd? Maar toen het systeem er eenmaal stond, verdwenen de mogelijke bezwaren als sneeuw voor de zon.’
Reacties klanten
Hoe de klanten reageren? ‘Sommigen zeggen: prima, zo’n veilig systeem’, aldus Gijsbertse. ‘Anderen zeggen: wat een gedoe. Die kiezen voor pinbetaling.’ Kortekaas: ‘Het percentage contante betalingen was zo’n 27%, maar we hebben het gevoel dat dit daalt. En dat is eigenlijk wat we willen bereiken; dat meer klanten met pin betalen. Helaas staat het systeem er nog niet lang genoeg om dit aan te tonen met cijfers, maar dit zal snel gebeuren.’ Voor de klanten die wel contant willen betalen, is het Cikam-systeem een prima oplossing.
In de eerste weken heeft de afdeling Burgerzaken nog wel even overwogen om een gastvrouw bij het nieuwe systeem te zetten. ‘Maar dat hebben we niet gedaan’, besluit Gijsbertse. ‘In een parkeergarage verloopt de betaling hetzelfde – en heb je daar weleens een gastvrouw gezien? De burger kan dat best zelf; die moet je niet onderschatten.’
