‘Nu denk ik: waarom hebben we de kassa’s al die jaren handmatig geteld?’ Dat stelt Arjen Wijker, shopmanager bij NEMO Science Museum. Sinds eind 2017 maakt het Amsterdamse museum gebruik van de Cikam Easy Cash TD, een automatisch geldverwerkingssysteem en geldtelsysteem.
In 2017 bezochten 665.000 mensen het karakteristieke groene gebouw aan het IJ. ‘Daarmee zijn we het vijfde museum van Nederland’, stelt Arjen Wijker. ‘De groei blijft doorgaan, ook al hebben we daar de laatste jaren niet op ingezet. We focussen vooral op de kwaliteit van het bezoek. Hoe kunnen we ons aanbod en onze service verbeteren? Daarbij past ook de automatisering van onze geldverwerking.’
Dat laatste kwam in 2017 aan bod, tijdens de grootscheepse verbouwing van het entreegebied. Hierbij zijn ook de kassa’s en de museumwinkel opnieuw ingericht. ‘We hebben gekozen voor losse kassa-units. Hier kunnen mensen een entreekaartje of shopproduct kopen, maar ook een vraag stellen. We willen dat onze medewerkers – als gastheer of gastvrouw – onze bezoekers in één keer helpen. Daarvoor hebben we nu bijna de hele dag vier kassa’s open. Dat was voorheen ondenkbaar.’
Twee uur winst door geldtelsysteem
Inmiddels is dit wel mogelijk, dankzij het backoffice geldverwerkingssysteem van Cikam. ‘Het handmatig tellen van de kassa kostte elke dag in totaal zo’n twee uur’, aldus Wijker. ‘Nu zijn de kassa’s in een handomdraai geteld door het geldtelsysteem. Daardoor kunnen we zoveel mogelijk kassa’s zo lang mogelijk open houden. Tot kwart voor zes hebben we nog twee kassa’s open in de winkel. En toch kan ik om zes uur de deur achter me dichttrekken. Het Cikam-systeem is voor ons een mooi instrument om ons serviceniveau hoog te houden. Niet alleen bij de entree, maar ook in ons restaurant. Ook daar staat een Cikam-systeem. Formeel zijn het Science Museum en de horeca namelijk aparte bedrijven met gescheiden geldstromen.’
Extra capaciteit
In december 2017 zijn beide systemen bij NEMO geïnstalleerd, slechts zes weken na het geven van de opdracht. ‘We hadden drie leveranciers aangeschreven voor de pitch’, blikt Wijker terug. ‘We hebben gekozen voor Cikam, vooral vanwege hun maatwerkoplossing. Voor onze lockers gebruiken we enorm veel 50 cent-munten. Cikam heeft voor ons de bakjes van 1 en 2 cent omgebouwd. Daardoor heeft het systeem nu extra capaciteit voor 50 cent-munten. Die hebben we hard nodig.’
Vooraf heeft Wijker ook bij collega-musea geïnformeerd, die eveneens werken met de Cikam Easy Cash TD. ‘Die musea, waaronder het Van Gogh Museum, waren heel enthousiast over het systeem. En dat zijn wij inmiddels ook. Het is een administratief sluitend systeem, dat perfect functioneert.’
Minder stappen, minder fouten
Aan het begin van de dag vult de frontoffice manager de kassalades met wisselgeld uit de Cikam Easy Cash TD. Aan het eind van de dag worden de kassa’s afgestort in het systeem. Tussentijds wisselen en afromen is eveneens mogelijk. ‘Gedurende de dag komt er best veel geld binnen. Voor de veiligheid is het prettig dat we de kassa nu snel kunnen afromen’, aldus Wijker.
‘Met het Cikam-systeem hebben we een kwaliteitsslag gemaakt binnen onze organisatie. Als je de kassa’s handmatig afsluit en administreert, moet je veel stappen doorlopen – met kans op fouten. Dat aantal stappen hebben we nu sterk verminderd. En we hebben geen administratieve fouten meer die opgelost moeten worden. Dat scheelt ons als managers van de frontoffice – en ook de afdeling financiën – veel tijd en moeite. Nu denk ik: waarom hebben we de kassa’s al die jaren handmatig geteld?’, besluit Wijker. Dan, met een lach: ‘Als museum over wetenschap en technologie moeten we natuurlijk wel met onze tijd meegaan.’
