Horecaondernemers worden met regelmaat geconfronteerd met fraude en/of diefstal gepleegd door eigen medewerkers. Personeel is inventief in het bedenken van methodes om te frauderen. Het gaat vaak veel verder dan een greep uit de kas. Hoe voorkom je het? En wat doe je als je fraude vaststelt?
Vormen van Fraude
Niet alleen discotheken, cafés of restaurants zijn het doelwit van fraude door horecamedewerkers, maar ook hotels. Veel voorkomende vormen van fraude/diefstal binnen de horeca zijn:
- Het niet aanslaan van consumpties (of hotelovernachtingen);
- Het onklaar maken van controlemechanismen, zoals automatische kassa systemen, tap/tik systemen, ABC-doppen etc.;
- Het verkopen van zelf meegebrachte (sterke) drank en het meenemen van (sterke) drank uit de voorraad;
- Het zodanig afstellen van het tap systeem dat drankjes worden ‘gespaard’;
- Het simpelweg ontvreemden van kasgelden, al dan niet in samenwerking met een collega die de controle behoort uit te voeren;
- Sjoemelen met uren.
- Opmerkelijk is dat er personen blijken te frauderen waar men dit niet van had verwacht. Vaak is sprake van een situatie van een langdurig dienstverband, hardwerkende medewerkers waar (verder) niets op aan te merken lijkt.
Fraude/diefstal ontdekt. Wat nu?
Als daadwerkelijk diefstal of fraude is geconstateerd, biedt de wet de mogelijkheid om ontslag op staande voet te verlenen. In de praktijk is dit voor de horecaondernemer niet altijd zonder risico. De sanctie van ontslag op staande voet is zo ingrijpend dat de wet hieraan voorwaarden heeft verbonden.
Los van het feit dat je als horecaondernemer er zeker van moet zijn dat er voldoende reden is voor het ontslag op staande voet, moet het vervolgens procedureel ook goed verlopen. Het ontslag moet onmiddellijk ‘onverwijld’ gegeven worden en de situatie moet de directe beëindiging van de arbeidsrelatie ook rechtvaardigen.
Daarbij spelen alle omstandigheden van het geval mee. Het kan dan ook raadzaam zijn de fraude-kwestie eens op een andere wijze te controleren, bijvoorbeeld middels steekproeven waarbij de verhouding inkoop/verkoop over een bepaalde periode goed wordt bijgehouden; na wordt gegaan of alle consumpties wel door medewerkers op het kassasysteem worden aangeslagen, et cetera.
Aangifte doen van fraude in de horeca?
Oplichting, valsheid in geschriften, bedrog en diefstal is uiteraard ook strafbaar. Het is vaak afhankelijk van het soort en de omvang van de fraude/diefstal of ook strafrechtelijke maatregelen genomen moeten worden in de vorm van aangifte bij de politie. Dan worden de zaak en de bevindingen dus overgedragen aan de politie, maar zij lossen de arbeidsrechtelijke consequentie natuurlijk niet op.
Voorkomen van fraude
Gelet op de omvang van fraude binnen de horecabranche, verdient het de aandacht om als horecaondernemer hier serieus bij stil te staan en ook op voorhand al maatregelen te treffen. De huisregels kunnen helpen, maar ook camera’s in de zaak. Lees ook dit artikel over ‘Tips inzake contant geld en veiligheid’.
Arbeids/personeelsreglement of huisregels
Zo kan in een arbeids/personeelsreglement of in de huisregels een zerotolerancebeleid met betrekking tot fraude/diefstal worden opgenomen. Dit kan bij constatering van fraude zeer goed van pas komen. Het advies is dan ook om als horecaondernemer een arbeids/personeelsreglement op te stellen waarnaar in de arbeidsovereenkomst wordt verwezen en welke door het personeel wordt ondertekend. In een dergelijk reglement kunnen ook bepalingen worden opgenomen omtrent fraude/diefstal.
Ook kunnen in de regels procedures worden omschreven zoals hoe met de kassa wordt omgegaan, kasverschillen, eigen gebruik, et cetera. Ook concrete verboden gedragingen kunnen worden omschreven zoals het direct aanslaan van drankjes, geld buiten de kassa laten, veel drankjes weggeven enzovoort.
Dergelijke arbeids/personeelsreglementen of huisregels moeten up to date zijn en worden gehouden. Ook moeten ze – uiteraard – voor het personeel kenbaar zijn. Uit de rechtspraak volgt dat een rechter eerder aannemelijk acht dat een ontslag op staande voet terecht is verleend, wanneer het voor de betreffende werknemer duidelijk was dat zijn handelen niet werd getolereerd en dat dit zou kunnen leiden tot ontslag op staande voet. Een gewaarschuwd mens telt immers voor twee. Een arbeids/personeelsreglement kan daarbij dus goed helpen.
Verborgen camera’s
Mag je fraude aantoonbaar maken door het ophangen van verborgen camera’s? Klinkt eenvoudig, maar in praktijk zitten er haken en ogen aan. Allereerst wordt het nut van dit middel wel eens overschat. Lang niet alle frauduleuze handelingen en/of diefstal kunnen worden vastgelegd op beeld. Vaak is het plaatsen van verborgen camera’s pas nuttig indien dit deel uitmaakt van een breder onderzoek.
Daarbij is het gebruik van verborgen camera’s aan strenge regels gebonden. Lang niet in alle gevallen mag hiervan zomaar gebruik gemaakt worden. Indien deze regels door de horecaondernemer worden overtreden, kan dit zelfs tot (strafrechtelijke) problemen leiden.
Overigens kan, om discussie hieromtrent te voorkomen, een bepaling over camera’s opgenomen worden in de huisregels. Ook dit is weer afhankelijk van de omstandigheden van het geval. Kortom: voorzichtigheid is geboden bij inzet van dit middel.
Andere mogelijke maatregelen uit voorzorg
Voorkom fraude zoveel als mogelijk door nieuw personeel zorgvuldig te selecteren en een integere bedrijfscultuur te bevorderen waarin werknemers niet in de verleiding komen. Hanteer zorgvuldige processen en train het management in het voorkomen van diefstal en fraude. Lees ook het artikel ‘Voorkom een overval of fraude en neem voorzorgsmaatregelen’.
Ook is het voeren van een goede administratie van inkoop/verkoop en voorraad van groot belang. Op deze wijze houd je ook goed zicht op de voorraad en komt fraude eerder aan het licht. Ook blijkt in de praktijk de aanwezigheid van de eigenaar (de horecaondernemer) op de werkvloer van groot belang. Hoe meer afstand de ondernemer tot de werkvloer heeft, hoe groter de kans op fraude.
In de praktijk blijken controlemechanismes binnen de horecabranche vaak summier en/of altijd op dezelfde wijze te worden uitgevoerd. De medewerkers zijn dan al snel bekend met de wijze waarop wordt gecontroleerd. Het kan dan ook raadzaam zijn om het eens op een andere wijze te controleren. Daarnaast zijn diverse recherchebureaus op dit vlak actief. Ook kan er een meerwaarde bestaan bij het laten uitvoeren van zogenaamde ‘mystery visits’, waarin medewerkers van recherchebureaus rapporteren.
Bron: Misset Horeca
