Contante betalingen in het hotel moeten gemakkelijk en vertrouwelijk verlopen. Het accepteren van alle betaalmethoden lijkt daarom heel gastvrij, maar vergroot ook het risico op fraude, charge backs en hoge kosten. Wat dan? In de white paper “cash management control systeem voor hotels” worden alle opties besproken en hotels geholpen om het betalingsverkeer van cash geld naar een veiliger en efficiënter niveau te tillen. Hieronder alvast een paar hoofdpunten uit het dossier.
Digitaal en online betalen
De veiligste optie is om de gast vooraf de kamer (online) te laten betalen, volledig of een deel van het bedrag. Dit wordt steeds gebruikelijker, ook al zijn er ook altijd nog veel gasten die liever aan de balie (contant) betalen. Dit voorkomt onder andere creditcard fraude. Daarnaast zijn de creditcardkosten maar moeilijk inzichtelijk te krijgen. Het accepteren van alle mogelijke betaalmethoden maakt een hotel ook kwetsbaar en een doelwit voor hackers. Daarom is een goede beveiliging onmisbaar voor ieder hotel. Dit geldt voor online betalingen, maar ook zeker voor cash betalingen. Een cash management control systeem zorgt er dan ook voor dat een contante betaling altijd veilig verloopt en alle handelingen gecontroleerd en geregistreerd wordt.
Ook neemt het gebruik van cryptomunten toe. De onvoorspelbare waarde schommelingen zorgen er echter nog voor dat deze niet veel worden gebruikt in de hospitality, maar het aantal neemt wel toe.
Contant betalen
In de hospitality en hotels speelt contant geld op veel plekken een rol, zeker als er veel buitenlandse toeristen zijn. Niet alleen bij de balie, maar ook in het restaurant en de wellness. Een feit is dat de hoeveelheid werk niet minder wordt naarmate contant geld een kleiner deel van de geldstroom uitmaakt, weet Elisabeth Beuningh van Cikam. “De verwerking van steeds minder contant geld kost dus relatief steeds meer tijd en dus geld. Als er een krapte is op de arbeidsmarkt wil je personeel daar inzetten waar het nodig is. Dat tijdsbesef in combinatie met de kosten is voor onze klanten vaak de reden om de contante geldstromen te gaan automatiseren.
Van handmatig tellen naar een gesloten betaalsysteem
Hotels hebben voor de automatisering grofweg twee manieren. In de backoffice kan dat bijvoorbeeld met een systeem dat geldlades uitgeeft en inneemt. “Ik noem het wel eens de ijzeren hoofd caissière,” zegt Beuningh. “Medewerkers komen er aan het begin van de dag om zelfstandig hun afgepaste hoeveelheid biljetten en munten op te halen en storten aan het einde van hun werkdag de kassa-inhoud weer in het gesloten betaalsysteem. Het geld hoeft dus niet meer handmatig gesorteerd en geteld te worden. Het Cash management control systeem spaart dus tijd en geld en ook voorkom je daarmee het risico op fouten en of fraude.”
In de frontoffice, aan de balie, kun je denken aan een bestelzuil waar gasten niet alleen met een pasje of mobiel kunnen betalen, maar ook met contant geld. “Op die plek heb je dan helemaal geen medewerker meer nodig. Hotels zien dat vaak als een nadeel, maar er is een groep gasten die selfservice waardeert. Bovendien kun je hiermee ook personeel vrijmaken om meer aandacht aan de gast te geven.”
Automatisering contant geld
Het automatiseren van contant geld kost eenmalig de investering in het systeem plus een uitgave aan een onderhoudscontract. Afgezet tegen de kosten van de handmatige verwerking van contante betalingen is die investering vrijwel altijd lonend. Beuningh: “Vanaf de eerste dag is het een zegen om niet meer met cash of kasverschillen bezig te zijn, maar voor gasten te zorgen. Na anderhalf tot twee jaar hebben onze klanten de kosten van automatisering er meestal uit.”
Persoonsgegevens, betalen en de AVG wetgeving
Sinds enkele jaren kennen we in Europa een wet die de omgang met persoonsgegevens strenger regelt dan we gewend waren; de AVG of GDPR wetgeving. Bij het maken van een reservering of het doen van een betaling vraagt het hotel veel persoonsgegevens. Hoe ga je hiermee om? Vraag om te beginnen niet meer gegevens dan nodig, des te minder kan er mis gaan. Bewaar ook niet langer dan noodzakelijk en pas op met het internationaal delen van betaalgegevens. Aan de andere kant is het ook een mooie marketingkans. De wetgeving maakt het namelijk mogelijk om klanten een opt-out aan te bieden voor het ontvangen van gepersonaliseerde marketingmails.
Dit en nog veel meer over de automatisering van contant geld wordt uitgebreid belicht in het whitepaper cash management control systeem voor hotels opgesteld door Hospitality Management, onder andere in samenwerking met Cikam.
