Dé oplossing voor het verwerken van contant geld - N. van Staveren

Bij de zeventien bemande tankstations van N. van Staveren B.V. gaat dagelijks veel cash om. ‘Als je in de retail werkt met mensen, is contant geld altijd een zorg’, stelt Jitha van Staveren. ‘Sinds we gebruikmaken van de Cikam Easy Cash is die zorg veel kleiner.’

Tijd besparen en risico verminderen. Dat waren de belangrijkste uitgangspunten toen N. Van Staveren B.V. besloot het geldverwerkingsproces anders in te richten. ‘Per locatie waren dagelijks twee servicemedewerkers enige tijd bezig met het tellen van hun kassalade’, aldus Jitha van Staveren, sinds 2010 werkzaam in het familiebedrijf. ‘Vervolgens moest een manager het geld controleren en werd het wekelijks vanaf een centraal punt verzameld , teruggewisseld en weer gedistribueerd naar de tankstations. Kortom, veel handling door veel mensen, met veel kans op fouten. En met risico, omdat er steeds geld “onderweg” is.’

Genoeg redenen voor Van Staveren om zich te verdiepen in het aanbod van geldverwerkingssystemen. ‘Het systeem van Cikam sprong er voor ons uit, omdat je daarbij niet meteen vastzit aan een abonnement bij een waardetransporteur. Bovendien zijn we met de Cikam Easy Cash met één systeem geholpen, terwijl je bij sommige leveranciers twee hulpsystemen nodig hebt. Cikam was bereid om een pilot voor een halfjaar aan te gaan, zodat we het systeem uitgebreid konden testen.’

Contant geld wisselen naar behoefte

Tijdens de pilot is intensief samengewerkt met Cikam. ‘Wij hebben onze wensen aangegeven, waarna Cikam aan de slag is gegaan met een oplossing’, zegt retail manager Erwin van der Werf. ‘Speciaal voor ons is het systeem aangepast. Absoluut maatwerk.’ ‘Vooral wat betreft de software’, vult Van Staveren aan. ‘Dit systeem kan bij meer bedrijven staan, maar wij willen weer net andere rapportages en controles dan bijvoorbeeld McDonald’s of Van der Valk. De pilot heeft ons absoluut overtuigd.’

Inmiddels staat op vijf bemande locaties een Easy Cash M. Bij de twaalf locaties waar meer contant geld omgaat staat de grotere variant, de Cikam Easy Cash MD. Beide systemen werken hetzelfde. Aan het begin van zijn shift haalt een medewerker uit het systeem een volle kassalade met afgepast wisselgeld. ‘Hij weet dan precies wat er in de la zit en dat hij de komende uren geen geld hoeft te wisselen’, vertelt Van der Werf, verantwoordelijk voor de implementatie van de systemen op de tankstations. ‘Mocht dit op een drukke dag toch nodig zijn, dan kun je wisselen naar behoefte. Als je twee 50 cent-munten nodig hebt, hoeft je er maar één euro in te gooien en hij wisselt. Uit ons vorige systeem moesten we meteen een buisje met 25 of 50 munten trekken.’

Veilig en gesloten systeem

Aan het eind van zijn shift stort de medewerker zijn kassalade af in het systeem, dat de munten en biljetten foutloos telt en veilig opslaat in de kluis. ‘Daar voelt de medewerker zich ook lekkerder bij’, aldus Van der Werf. ‘Als manager kunnen we van afstand alles monitoren. Vanuit het hoofdkantoor kunnen we de beslissing nemen of we een bestelling moeten plaatsen voor extra wisselgeld.’ De ervaring leert echter dat dit met de Cikam Easy Cash minder vaak nodig is. In de pilot was er zelfs sprake van een vermindering van het muntgeldverbruik met 60%. ‘Dat levert een flinke besparing op’, stelt Van Staveren. ‘Het geld recirculeert ter plekke, naar behoefte van de locatie. Daardoor blijven er meer euro’s op de bank en wordt er veel minder beslag gelegd op onze liquide middelen. Doordat het een gesloten systeem is, is bovendien het risico lager. Dat voordeel is niet in geld uit te drukken.’

Van Staveren; Cikam; contant geld; kassasysteem; geldverwerkingssysteem; kluis

Modulair opgebouwd

De investering betekent een volgende stap voor het familiebedrijf, dat Klaas van Staveren in 1948 is gestart. ‘Toen mijn opa zich vestigde in de Noordoostpolder, ging hij brandstof verkopen aan boeren en petroleum voor kachels. In 1951 opende hij een Shell-tankstation, in het centrum van Emmeloord. In 1971 kwam mijn vader in het bedrijf. Hij heeft – eerst met mijn opa en later met mijn moeder – het bedrijf uitgebreid, als een olievlek over Noordoost-Nederland. Inmiddels hebben we een 36 tankstations, waarvan zeventien met shop, onder de merken Shell, Esso en ons eigen merk Tank S. Daarnaast zijn we groothandel op het gebied van brandstof en smeermiddelen. In totaal zetten we ruim 100 miljoen liter 

Sinds medio 2016 heeft Jitha van Staveren het stokje over van haar vader overgenomen. De derde generatie in een innovatieve ondernemersfamilie. ‘Ook al kun je tegenwoordig met je mobiele telefoon betalen, er blijft altijd contant geld, waardoor een dusdanige investering gerechtvaardigd is’, onderstreept Erwin van der Werf. ‘We hebben ervoor gekozen om het project modulair op te kunnen bouwen. We zijn nu backoffice gestart, maar er zijn mogelijkheden om frontoffice te gaan. Een mogelijke vervolgstap is om de gehele servicing van het systeem te outsourcen.’ Dagelijks ervaren Van der Werf en Van Staveren de voordelen van de Cikam Easy Cash. ‘De geldverwerking gaat nu zoveel sneller. Daardoor hebben we meer tijd om bezig te zijn met onze gasten, met onze winkel. Daar gaat het in de retail uiteindelijk om.’

 

Elisabeth Beuningh

Denkt graag mee op het gebied van geldverwerking.