Naar schatting 60% van alle aankopen in bakkerijen wordt betaald met pin. Dit percentage neemt nog elk jaar toe. Toch kunnen we nog steeds niet zonder contant geld. Voor een winkelier is contant geld een lastig fenomeen. Hoe houd je er controle op en voorkom je diefstal? Ondanks de moderne kassa’s is het voor medewerkers nog steeds mogelijk om geld weg te nemen zonder dat iemand dat in de gaten heeft. Bovendien houdt een bakkerij geen voorraadadministratie bij, waardoor het niet altijd duidelijk is wat er naar de winkels toe is gegaan en wat er dus in de kassa zou moeten zitten. Dit creëert ruimte voor een stelende medewerker.
Werkwijze stelende medewerker
Om geld weg te nemen moet er een verschil in omzet en het geld in de kassa worden gecreëerd. De simpelste manier is om met een klant af te rekenen en het bedrag niet aan te slaan. Als de klant afrekent wordt het geld eerst in de kassalade gedaan en er later op een onbewaakt moment weer uitgehaald. In het hoofd worden de bedragen bijgehouden. Doordat er niets wordt aangeslagen ontstaat er geen kasverschil. Als ondernemer merk je dit pas op als de bedragen steeds groter worden. De brutowinst zakt of de omzet van de betreffende winkel daalt.
Medewerkers kunnen ook negatieve omzet creëren door gebruik te maken van de correctietoets. Een product wordt aangeslagen, maar bij het afrekenen wil de klant geen bonnetje. Door de transactie op dat moment niet af te sluiten kan het aangeslagen artikel worden teruggeboekt (C-toets). De huidige computerkassa’s slaan deze gegevens echter wel op.
Mogelijkheden beperken
Ondernemers kunnen de mogelijkheden beperken door te zorgen voor kassaprocedures die voor iedereen duidelijk zijn. Dit geldt niet alleen voor het werken aan de kassa gedurende de dag. Het gaat ook over zaken als: hoe wordt de dag gestart en hoe wordt deze afgesloten? Wat is de procedure als er correcties nodig zijn? Wat doen we als een klant met een klacht komt en geld terug wil? Hoe worden kleine aankopen door het personeel verwerkt?
Het is raadzaam om een kluisje te gebruiken waar het papiergeld direct in gaat. Werk bovendien zoveel mogelijk met twee of meer medewerkers. Observeer onopvallend uw medewerkers als u in de winkel bent. Blijft de lade openstaan of wordt deze na elke transactie gesloten? Verder is het belangrijk dat medewerkers inloggen onder hun eigen naam en niet op de kassa werken onder een andere naam.
Controle
Ga er niet voetstoots vanuit dat iedereen eerlijk is. Volg kasverschillen op de voet; zeker als deze regelmatig voorkomen en hoger zijn dan €10. Maak gebruik van de mogelijkheden die de kassa heeft om het gebruik te monitoren.
Marti-Orbak heeft voor zijn Cash-It kassa’s een tool ontwikkeld om diefstal op te sporen. Er kan ook (preventief) onderzoek gedaan worden. Als uit de gegevens naar voren komt dat er mogelijk iets niet klopt, kunnen er camera’s opgehangen worden. De combinatie van toetsaanslagen en beelden zijn vaak de weg naar ontmaskering. Ook als er gebruik wordt gemaakt van andere kassasystemen kunnen er analyses gedaan worden. De meest waterdichte oplossing is het gebruik van een automatisch betaalsysteem, dan is fraude door medewerkers niet meer mogelijk.
Tips:
- Zorg voor duidelijke procedures
- Gebruik van de technische controlemogelijkheden
- Schakel bij twijfel deskundigheid in
- Werk met een spaarsysteem waarbij de klant kassabonnen spaart
- Werk met een automatisch betaalsysteem, dan wordt fraude onmogelijk.
Bron: Bakkerswereld
