In 2015 betrok de gemeente Almelo een gloednieuw stadhuis. Deze verhuizing was aanleiding om de verwerking van het contante geld anders in te richten. “We hadden veel kasverschillen. Niet bewust, maar doordat er gewoon te veel stappen zaten in het geldverwerkingsproces”, blikt applicatiebeheerder Sousi Ebben-Sirop terug. Na een rondgang langs andere gemeenten koos Almelo voor de Cikam Easy Cash G. Een gesloten betaalsysteem, waarbij de klant zelf contant kan afrekenen.
“Daarmee waren de kasverschillen in één keer opgelost”, aldus Sousi. “Dit systeem is een aanrader voor andere gemeenten, vooral in combinatie met JCC-Betalen van JCC Software. Met alle betrokken teams zijn wij zeer tevreden; zowel functioneel als financieel als technisch.”
Burgerzaken
“De Cikam Easy Cash G is een heel gebruiksvriendelijk systeem”, stelt Marita Braamhaar, senior medewerker burgerzaken. “Klanten die contant willen betalen, krijgen bij de balie een bonnetje. Hiermee kunnen ze afrekenen bij de betaalzuil. Die staat naast de infobalie, zodat klanten daar met eventuele vragen meteen terechtkunnen. Maar meestal is dat niet nodig; het is een heel makkelijk systeem voor de klant.”
Het geld – dat gelijk op echtheid wordt gecontroleerd – zit veilig opgeborgen in het gesloten betaalsysteem. Dit betekent meer veiligheid voor de baliemedewerkers. “Zij hebben geen lades meer met contant geld. Daardoor hoeven ze aan het einde van de dag ook niet meer hun kas op te maken. Na je dienst log je uit en je bent klaar.” Dit zorgt voor minder werkdruk én minder kans op menselijke fouten. Ook doordat wisselgeld automatisch door de Easy Cash wordt uitgegeven. “We hebben geen kasverschillen meer; het klopt altijd”, aldus Marita. “Dat vinden medewerkers een fijn idee.”
Financieel beheer
“Kasverschillen zijn inderdaad onmogelijk”, beaamt Willie Pietersen, medewerker financieel beheer. “In het oude stadhuis zat ik als kassier in de kluis. Alle baliemedewerkers kwamen binnenlopen om de envelop met hun kassa-inhoud te brengen. Dat was niet ideaal. Nu werken we een stuk sneller en veiliger – en foutloos.”
En dat is nodig, want veel klanten willen nog altijd contant betalen. “Het laatste jaar is het aantal contante betalingen zelfs toegenomen”, aldus Willie, die dankzij de software van JCC-Betalen real-time kan meekijken in de Easy Cash-betaalzuil. “Ik zie op mijn scherm precies hoeveel geld erin zit en of ik moet afstorten of wisselgeld moet bijvullen. Dat werkt heel praktisch. Ook alle mutaties aan de balie kan ik eenvoudig verwerken in JCC-Betalen. Denk bijvoorbeeld aan prijswijzingen van producten.” Kleine storingen kan Willie zelf oplossen. “En komen we er niet uit? Dan wordt het na één belletje meteen opgelost. De communicatie en samenwerking tussen Cikam en JCC Software is perfect.”
Informatisering en Automatisering en samenwerking JCC Software
Ook applicatiebeheerder Sousi Ebben-Sirop is te spreken over de dienstverlening van zowel Cikam als JCC Software. “Als er iets is, lossen ze het onderling op. Daar zitten wij niet tussen. Het voordeel is dat veel gemeenten al werken met deze combinatie, dus er is veel ervaring aanwezig.”
Volgens Sousi heeft de gemeente Almelo bewust gekozen voor JCC Software. “Bij andere gemeenten zagen we dat JCC Software een perfecte koppeling heeft met de Cikam Easy Cash G. Daarom zijn wij overgestapt op JCC-Betalen. Inmiddels werken we ook met andere applicaties van JCC Software, zoals JCC-Klantgeleiding, JCC-Afspraken en JCC-Personeelsplanning. We zijn zeer tevreden, helemaal in combinatie met de Cikam Easy Cash G.” Daarbij zorgt JCC-Betalen voor een correcte administratieve afhandeling van de contante betalingen. “Deze combinatie werkt voor ons perfect.”
