Zo’n 350.000 cultuurliefhebbers brengen jaarlijks een bezoek aan Koninklijk Theater Carré. De gehele cashflow in het beroemdste theater van Nederland wordt sinds 1 december 2014 verwerkt met de Cikam Easy Cash TD. ‘Dit systeem was na een week al niet meer weg te denken.’
In het centrum van Amsterdam, aan de Amstel, opende circusdirecteur Oscar Carré in 1887 de deuren van zijn indrukwekkende theater. In 128 jaar tijd is Carré uitgegroeid tot hét theater waar niet alleen bezoekers maar ook artiesten graag komen. ‘We hebben tussen de zeventig en negentig verschillende producties per jaar’, vertelt Bart van Heugten, Manager Financiën, HR en ICT. ‘Van circus tot cabaret en van popconcert tot opera.’ Dat consumenten de afgelopen jaren minder te besteden hadden, was ook in Carré te merken. ‘Inmiddels zitten we weer in de opgaande lijn, maar we hebben absoluut een moeilijke tijd gehad met dalende bezoekersaantallen. Daarom hebben we de afgelopen twee jaar heel kritisch gekeken naar onze kosten en baten. We moeten wel, om te kunnen overleven als niet-gesubsidieerd theater. We kijken continu hoe we onze processen kunnen stroomlijnen.’
Goede verhalen over Easy Cash TD
Een van die processen is het dagelijks verwerken van het cash geld. Van Heugten: ‘We hebben drie eigen restaurants, meerdere buffetten, kaartverkoop, een parkeergarage die we exploiteren, opbrengsten van de garderobe en de artiestenfoyer. Al deze geldstromen komen samen in het Cikam-systeem. Een veilige, efficiënte manier om het cash geld te verwerken. Voorheen ging ieder biljet of muntje minimaal door drie verschillende handen; dat is gewoon te veel.
Wil je de handling verminderen, dan kom je automatisch uit bij een systeem als de Cikam Easy Cash TD.’ De keuze voor zowel het systeem als Cikam heeft Carré weloverwogen gemaakt. ‘Een andere leverancier was goedkoper, maar qua kwaliteitsbesef kwamen we al snel uit bij Cikam. Daarbij speelden ook de goede verhalen van collega’s een rol. Zo ben ik gaan kijken bij Het Concertgebouw, waar ze positieve ervaringen hebben met dit systeem. Inmiddels werkt ook het Van Gogh Museum met dit systeem, dat ideaal is voor theaters en musea. Zelf heb ik laatst een collega-instelling getipt dat dit wellicht ook wat voor hen is.’
Gastheerschap
Met de Cikam Easy Cash TD kunnen de medewerkers van Carré volautomatisch kassalades vullen en afstorten. ‘Voorheen zat de duty manager alles na te tellen en sealbags te vullen. Dat werd vaak nachtwerk’, aldus Van Heugten. ‘Helemaal in de decembermaand, waarin we dagelijks drie uitverkochte voorstellingen van het Wereldkerstcircus draaien. Doordat al het cash geld nu door minder handen gaat en door het systeem wordt verwerkt, hebben onze mensen meer tijd over om aandacht te besteden aan goed gastheerschap en de kwaliteit van onze service aan onze bezoekers. Toen we de afweging hebben gemaakt om te investeren in dit systeem stond voor ons gastheerschap bovenaan, samen met snelheid, veiligheid en efficiency.’
Sneller en efficiënter, dat is de nieuwe werkwijze zonder twijfel. ‘Op de afdeling Financiële Administratie zijn we veel minder uren bezig met de controle van kassa’s en dagopbrengsten’, stelt Van Heugten. ‘Bovendien hebben we meer inzage in de cashflowstromen; we kunnen in het systeem continu monitoren wat er gebeurt. Ook per medewerker is alles inzichtelijk: wat er is opgevraagd aan wisselkassalade, wanneer en hoeveel er is afgestort. Het systeem is overigens zeer gebruiksvriendelijk; een nieuwe medewerker is binnen tien minuten wegwijs gemaakt.’ De Cikam Easy Cash TD is een recirculatiesysteem; de afgestorte biljetten en munten kunnen de volgende dag – deels – worden gebruikt als wisselgeld. ‘Doordat het geld circuleert, hoeven we minder geld in te kopen. Bovendien hebben we minder geldtransporten nodig; in plaats van twee keer per week komt Brinks nu twee tot drie keer in de maand. Ook dat betekent een grote besparing.’
Goede ondersteuning
Op 1 december 2014 nam Carré het systeem in gebruik. ‘Vlak voor het Wereldkerstcircus, wat een intensieve periode is voor ons personeel’, aldus Van Heugten. ‘We hadden maar zeven voorstellingen van Herman van Veen – een relatief korte periode – om het systeem in de vingers te krijgen. Maar dat was voldoende, mede dankzij de goede ondersteuning vanuit Cikam. Hun projectmanager heeft de implementatie goed begeleid en ook de technische ondersteuning verliep vlekkeloos. We zijn heel content hoe dit systeem van Cikam een rol speelt in onze totale operatie.’
Dat merkten Van Heugten en zijn collega’s onlangs, toen Carré drie dagen lang kampte met een gedeeltelijke stroomstoring als gevolg van een ontplofte lichtinstallatie. ‘Door deze storing functioneerden de servers die connectie hebben met het systeem niet, zodat we de kassa’s drie avonden met de hand moesten tellen. Dan zie je hoe snel je een systeem hebt geadopteerd. Overigens hebben we inmiddels een UPS-accu geïnstalleerd, zodat het systeem ook bij een stroomstoring kan blijven functioneren.’
